Webサイト制作におけるRFPとは？書き方・記載項目・記入例を解説

• Webサイト制作におけるRFPとは

RFP（Request for Proposal）は、日本語で「提案依頼書」と呼ばれる文書です。Webサイトの制作・リニューアルを発注する企業・団体が、制作会社にプロジェクトの目的や要件、予算、スケジュールなどを伝え、具体的な提案を依頼するために作成します。

RFPを受け取った制作会社は、その内容をもとに提案書や見積書を作成し、発注側はそれらを比較・評価して発注先を決定します。このように、RFPは制作会社の選定やプロジェクトの方向性を定めるうえで重要な文書です。

RFPとRFI・RFQ・要件定義書の違い

RFPと混同されやすい文書に、RFI・RFQ・要件定義書があります。それぞれ役割や使用するタイミングが異なるため、違いを整理しておきましょう。

小規模なWebサイトではRFIを省くことも多い一方、大規模な案件では、RFIを通じて各社の実績や対応範囲を把握してからRFPを配布することで、候補企業の絞り込みやRFPの内容整理を進めやすくなります。

また、RFPは発注側の目的や要件を提示し、制作会社から提案を受けるための文書ですが、要件定義書は選定した制作会社と協議しながら、実装する機能や仕様を具体化する文書という点に違いがあります。RFPの段階でも、提案内容を比較できる程度に要件を整理しておきましょう。

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Webサイト制作でRFPを作成する目的

RFPを作成する最大の目的は、複数の制作会社に共通の情報と条件を提示し、提案内容を公平に比較・評価できるようにすることです。

発注側が共通の条件や依頼範囲を明確に示さずに複数社へ相談すると、各社が異なる前提で提案や見積もりを作成し、内容を比較しにくくなることがあります。その結果、提案を横並びで比較できず、追加確認のやりとりが増えて、選定作業が長期化するケースも少なくありません。

RFPを整備することには、主に次の3つのメリットがあります。

Webサイト制作やリニューアルで起こりがちな失敗

Webサイト制作やリニューアルでは、「的外れな提案が出てきた」「社内の要望を十分に整理しないまま進めた結果、後から追加要件が発生して費用が膨らんだ」「制作会社のサポート範囲が想定より狭かった」といった失敗が少なくありません。

一見すると制作会社側の問題に思えますが、実際には、発注側が何を、どこまで、どのように伝えたかに原因があるケースが目立ちます。これらの失敗は、発注側がプロジェクトの目的や要件、依頼範囲を十分に整理・共有できていないことに起因する場合があります。RFPの作成方法や伝え方を見直すことで、こうしたリスクを軽減できるはずです。

Webサイト制作に向けてRFPに記載すべき項目

RFPに盛り込む内容は、以下の5項目に整理すると、抜け漏れを防ぎやすくなります。各項目に記載するポイントを解説します。

プロジェクトの概要・背景

プロジェクト概要には、依頼に至った背景や現状の課題、Webサイトの目的・目標を記載します。目標は、可能な限り定量的なKPIとして設定しましょう。例えば、「Webサイト経由の問い合わせ数を月30件に増やす」「採用エントリー数を前年比20%増やす」などです。

数値化が難しい場合も、ユーザーの利便性向上や情報提供の改善など、達成したい状態を具体的に定義しておくことが重要です。目標が明確であればあるほど、制作会社は、顧客の行動導線やSEO、UI/UXの改善など、具体的な解決策を盛り込んだ提案をしやすくなります。

Webサイトをリニューアルする場合は、現行サイトのURLを提示しましょう。非公開ページや社内向けページがある場合は、閲覧方法や共有可能な資料もあわせて伝えると、制作会社が現状を把握しやすくなり、提案の精度が高まります。課題が複数ある場合は、優先度の高い順に記載しておくと、限られた予算内で実現可能な提案を受けやすくなります。

企業・サービス・現行サイトの情報

制作会社がWebサイトの戦略を具体的に検討できるよう、事業内容、ターゲット、自社の強み、競合との差別化ポイントを詳しく伝えます。業種・業態だけでなく、顧客属性や販売チャネルも共有すると、Webサイトに必要な機能や訴求ポイントを制作会社がより正確に把握できます。

また、現行サイトの月間アクセス数や主な流入チャネル、更新フロー、運用体制なども共有すると良いでしょう。「担当者が作成し、上長が確認後、公開する」といった情報公開の流れを明示しておくと、CMSの権限設計や承認ワークフローについて、より的確な提案を受けられます。SWOT分析などを活用すると、自社の強みや課題を整理しやすくなり、制作会社にも事業の状況を具体的に伝えられます。

機能・デザイン・技術要件

機能・デザイン・技術要件は、RFPの中でも特に重要な項目です。具体的な条件を記載することで、各社の対応範囲や技術的な提案内容を比較しやすくなります。

例として、主な技術要件とその記載のポイントは、次の通りです。

予算とスケジュール

予算は、初期制作費と運用保守費を分けて記載しましょう。たとえば「初期制作費は500万円以内、年間運用保守費は100万円程度」のように示すと、制作会社は長期的な費用計画も含めた提案をしやすくなります。また、予算内での実現が難しい場合に備え、優先機能への絞り込みや予算追加の可否など、対応方針も併記しましょう。

スケジュールには希望リリース日を明記し、フェーズ分割による機能やページの段階的なリリースができるかどうかも記載してください。たとえば、「本番リリースは◯月末。ただし、トップページと主要サービスページを優先して公開する段階リリースも可」と条件を示すと、より柔軟な提案を受けやすくなります。

提出方法と評価基準

PDFやPowerPointといった提案書の提出形式、提出期限、担当窓口の氏名・連絡先を明記します。質問の受付期間や回答方法もあわせて記載すると、要件を整理しやすくなります。

また、提案内容の適合度、実績、費用対効果、保守体制、コミュニケーション力など、評価基準を事前に公開することも重要です。制作会社が重視すべき点を把握でき、提案の質の向上につながります。可能であれば、評価項目ごとの配点も示すと、選定プロセスの透明性がさらに高まります。

Web制作に役立つRFP作成のポイント

RFPを作成する際は、形式を整えるだけでなく、「何をゴールとするか」「何を優先するか」を社内で明確にし、文書に反映することが重要です。

以下では、よくある失敗を避けるための実務的なポイントを解説します。

目的と優先順位を明確にする

RFPを作成する際は、まずプロジェクトの目的を1文で定義しましょう。「CVR向上」「ブランド認知の強化」「採用強化」など複数の目的がある場合は、優先順位をつけて記載してください。

目的が曖昧なまま制作に入ると、「提案されたWebサイトが想定と違う」「公開後に何を改善すべきか判断できない」といった事態が起こりやすくなります。KPIで測定できる目標を設定し、制作会社が提案の方向性を定めやすいようにしましょう。

また、予算内での実現が難しい場合に何を優先するかも明記すると、提案の精度が高まります。たとえば、「問い合わせフォームの最適化を最優先とし、コンテンツの追加は次のフェーズで対応可能」と優先順位を示せば、制作会社は現実的なスコープで提案しやすくなります。

関係部署との認識を合わせる

RFPは、発注担当者だけで作成するものではありません。経営層・営業・マーケティング・情報システムなど、複数部門の要望を事前に集約し、関係者全員が合意した内容を反映することが重要です。

認識合わせが不十分なままRFPを配布すると、制作着手後に「やはり◯◯の機能も必要だった」「デザインの方向性が違う」といった要件変更が起こりやすく、追加費用や納期の遅れにつながります。RFP作成のプロセス自体を、社内の意見を整理する機会として積極的に活用しましょう。

曖昧な表現を避ける

「見やすいデザイン」「使いやすいCMS」「モダンな雰囲気」といった主観的・抽象的な表現は、制作会社によって解釈が異なります。「更新作業をノーコードで完結できる」「参考サイトURLは◯◯」のような、できるだけ具体的な条件に置き換えてください。

また、社内独自の用語や略称は、制作会社に正しく伝わらない場合があります。仮に「社内の◯◯システムとの連携が必要」と記載する場合は、そのシステムについて補足し、制作会社と認識を共有できるようにしましょう。曖昧な表現は、後の要件変更や追加見積もりにつながることがあります。

RFPの記入例

以下は、Webサイト制作・リニューアルを想定したRFPの記入例です。各項目に具体的な数値や条件を書き込むことで、制作会社に要件が正しく伝わり、提案内容を比較しやすくなります。

記入例をもとに、自社のRFPを作成する際は、下記の項目一覧を活用してください。

コピーして自社の情報を記入し、プロジェクトの内容に合わせて項目を調整することで利用できます。ダウンロードも不要です。

各項目を最初から完璧に埋める必要はありません。まずは分かる範囲で記入し、制作会社との初回打ち合わせで補足するのも有効です。

【Webサイト制作・リニューアル RFP項目】

• プロジェクト概要・背景
  • プロジェクト名：
  • 依頼背景・現状の課題：
  • Webサイトの目的・ゴール（KPI）：
  • 対象URL（リニューアルの場合）：
  • 参考サイトURL：

• 企業・サービス・現行サイトの情報
  • 事業内容・業種・業態：
  • ターゲットユーザー：
  • 自社の強み・競合との差別化ポイント：
  • 現行サイトのアクセス数・主要流入チャネル：
  • 現在の更新フロー・運用体制：

• 機能・デザイン・技術要件
  • CMS要件（操作性・権限管理・マルチデバイス対応など）：
  • デザイン要件（参考サイト・ブランドガイドラインの有無など）：
  • アクセシビリティ要件（JIS X 8341-3適合レベルなど）：
  • セキュリティ要件（WAF・SSL証明書・不正アクセス対策など）：
  • 機能要件（問い合わせフォーム・多言語対応・外部システム連携など）：

• 予算
  • 初期制作費（目安レンジ）：
  • 運用保守費（年間目安）：
  • 予算内で優先する機能・ページ：

• スケジュール
  • 希望リリース日：
  • フェーズ分割・段階リリースの可否：
  • 主なマイルストーン（要件確定・デザイン確認・テスト公開など）：

• 提出方法
  • 提案書の提出形式（PDF・PowerPointなど）：
  • 提出期限：
  • 提出先・担当窓口（氏名・連絡先）：
  • 質問受付期間・質問方法：

• 評価基準
  • 評価項目（提案内容の適合度・実績・費用対効果・保守体制など）：
  • 評価軸の重みづけ（例：提案内容50点・実績20点・費用30点）：
  • 選定スケジュール（プレゼン日程・結果通知日など）：

RFP配布後のWeb制作の進め方

RFPは作成・配布して終わりではありません。その後の評価・選定も、プロジェクトの成否を左右します。

以下では、公正かつ効率的に進めるための、RFPの配布からベンダー選定までの流れを確認しましょう。

質問受付期間の設け方

RFPを配布したら、制作会社が内容を確認し、必要な質問をまとめられる期間を設けましょう。小規模な案件であれば1週間程度を一つの目安にできますが、期間は案件の規模や資料の分量を踏まえて設定します。提案条件に関わる質問と回答は、原則としてすべての候補会社に共有することで、特定の会社だけが有利な情報を得ることを防ぎ、公平な比較につなげられます。質問窓口を一本化し、回答はまとめて全社に送付しましょう。

質問受付の運用方針は、RFP配布時に「質問受付期間：◯月◯日まで。回答は全社に共有します」と明記しておくと、制作会社も安心して疑問点を確認できます。質疑応答を通じてRFPの曖昧な記載が明確になり、各社の提案書の質をそろえて高める効果も期待できます。

提案書の評価と選定の仕方

提案書が揃ったら、事前に作成した評価シートに基づき、複数の担当者で採点します。一人だけで判断すると主観が入りやすいため、営業・マーケティング・情報システムなど、複数の視点を取り入れることが重要です。

評価の結果、最終候補に残った数社にはプレゼンテーションを依頼し、提案内容・実施体制・実績・保守サポートの充実度を総合的に評価します。プレゼンでは、実際にプロジェクトを担当するメンバーの構成や、連絡・報告の方法、進捗管理の体制なども確認すると、発注後の協業を進めやすくなります。提案金額だけでなく、長期的なパートナーとして信頼できるかを見極める機会として活用しましょう。

RFP作成の外部委託という選択肢

大規模なWebサイトや複数部門が関わるプロジェクトでは、RFPの作成を外部の専門家に依頼する方法もあります。

社内でRFPを作成するには、各部門へのヒアリングや要件整理、技術仕様の検討、評価基準の設計などに、多くの工数と専門知識が必要です。特に、CMSの選定要件やアクセシビリティ・セキュリティに関する技術仕様は、専門知識がなければ記載が難しく、曖昧なまま配布されることも少なくありません。

外部の専門家に依頼すれば、ヒアリングから項目設計、社内調整の支援まで一括して任せられます。専門家の知見を活用することで、社内だけでは整理が難しい要件を明確にし、制作会社に伝わりやすいRFPを作成しやすくなるのが主な利点です。また、見落としがちな技術仕様やセキュリティ要件も適切にカバーできます。

RFPの作成段階から相談できる、EWMグループのWebサイト制作支援

EWMグループでは、官公庁から上場企業、地域の事業者など、これまでに500件以上のWebサイト構築・運用を支援してきた実績をもとに、RFPの作成段階からご相談を承っています。「何から整理すれば良いか分からない」という段階でも、ご要望のヒアリングから、要件整理、RFP・仕様書の作成支援、概算見積まで可能です。

制作後の運用まで一気通貫でご支援しており、自治体・官公庁の調達案件に関するご相談にも対応しています。まずは、整理できていない状態のままでも、お気軽にご相談ください。

まとめ：Webサイト制作のRFPを活用し、発注の成功につなげよう

WebサイトのRFPは、制作会社から質の高い提案を得て、プロジェクトを円滑に進めるための重要な書類です。プロジェクトの目的や機能要件、予算、スケジュール、評価基準を整理して記載すれば、要件のミスマッチや追加費用のリスクを軽減できます。また、RFPの作成は、社内の認識をすり合わせる機会にもなります。まずは本記事の記入例を参考に、分かる項目から記入してみてください。

WebサイトのRFP作成やリニューアルの進め方でお困りの際は、EWMグループへお気軽にご相談ください。プロジェクトの規模や目的に応じた進め方をご提案します。